عدم عملکرد صحیح یک خط تلفن می تواند موجب شروع زنجیره ای از اتفاقاتی شود که به یک فاجعه تمام عیار در مرکز تماس شما ختم خواهد شد.
مشتریان موجود نمی توانند با واحد پشتیبانی تماس بگیرند تا مشکلاتشان را رفع کنند؛ این امر موجب خیل عظیمی از انتقاد ها و امتیازات منفی شده، و در نهایت به شهرت شما لطمه خواهد زد.
مشتریان آتی قادر به برقراری تماس با واحد فروش نخواهند بود و در نتیجه به فروش شما لطمه جدی وارد خواهد شد. واحد فروش شما نه می تواند تماس مشتریان را دریافت کرده و نه می تواند با آن ها تماس بگیرد. پیام های صوتی را دریافت نخواهید کرد و تماس ها دایورت نخواهند شد.
وقتی درحال اداره ی یک کسب و کار هستید قطعاً توانایی تحمل چنین صدمات مالی ای را نخواهید داشت. بنابراین از بر بودن شیوه عیب یابی خط تلفن و تجهیزات تان حیاتی ست.
چگونه باید خط تلفن را عیب یابی کرد؟
۱. تشخیص اینکه ایراد داخلیست یا خارجی
در عین حال که وظیفه رفع مشکلات خارجی روی دوش ارائه دهنده تلفن است، رفع مشکلات داخلی هم بر عهده شماست.
به عنوان یک قانون عمومی و نانوشته باید بدانید که اگر تمام خطوط تلفن شرکت تان دچار مشکلات اتصالی شده باشد، حال می خواهد بوق آزاد نخوردن باشد یا قطعی ناگهانی تماس ها، یا شنیده شدن نویز های عجیب، به احتمال زیاد مشکل از جانب ارائه دهنده می باشد. در این صورت، باید با ارائه دهنده سرویس تان تماس بگیرید تا مشکل را رفع کنند.
اگر فقط یک یا چند تلفن مشکل داشته باشند، احتمال اینکه مشکل از داخل خود دفتر باشد بیشتر است. بنابراین وظیفه شماست که مشکل را بر طرف کنید.
پس فوراً تکنسین یا متخصصان آی‌تی گروهتان را فرا بخوانید تا هرچه سریع تر خط تلفن را بازیابی کنند.
۲. اتصال خارجی را آزمایش کنید
در این مرحله باید از دستگاه اینترفیس شبکه (یا NID) خود استفاده کنید تا اتصال خارجی را بسنجید. این جعبه طوسی معمولاً روی دیواری بیرون از دفتر، روی دیواری پشت یکی از کابینت های دفتر، یا داخل زیرزمین قرار گرفته باشد.
- NID را باز کنید، یکی از خط ها را از سوکت بیرون بکشید.
- یک تلفن سالم را به سوکت متصل کرده و سعی کنید با یک شماره تماس بگیرید. اگر تماس تان موفقیت آمیز بود یعنی خط مشکلی ندارد.
- سوکت قبلی را سر جایش بگذارید و خط بعدی را آزمایش کنید. همینطور ادامه دهید تا تمام خط ها را تست کرده باشید.
اگر تلفن روی تمامی خطوط به درستی کار کرد یعنی مشکل از اتصالات داخلیست. اما اگر تلفن روی هرکدام از خطوط به درستی کار نکرد یعنی مشکل، خارجی بوده و باید هرچه سریع تر با ارائه دهنده سرویس تان تماس بگیرید.
۳.فقط یک تلفن کار نمی کند؟ این لیست کار هاییست که باید انجام دهید.
گاهی اوقات مشکل اتصال داخلی می تواند ناشی از تجهیزات باشد.
- تلفن دفتر را با یک تلفن که مطمئن هستید سالم است جا به جا کنید.
- اگر تلفن های جدید به درستی کار کردند یعنی مشکل از تلفن قبلی بوده و باید جایگزین شود. اگر تلفن های جدید هم مشکل داشته باشند، باید سیم تلفن را چک کرد.
- سیم تلفن را با یک سیم جدید تعویض کنید. تلفن را دوباره امتحان کنید. اگر تلفن کار نکرد یعنی مشکل از جک سیم است.
- جک را تعویض کنید و دوباره امتحان کنید. اگر نتیجه نداد یعنی مشکل از خط است.
۴.چه باید کرد وقتی چند خط یا همه ی خطوط کار نمی کنند؟
وقتی چند خط یا تمام خطوط دفترتان کار نمی کنند، به احتمال قوی مشکل خارجی می باشد.
با ارائه دهنده تان تماس بگیرید تا مشکل را بررسی کرده و رفعش کنند. فارغ از نوع مشکل، وقتی در چند خط یا تمامی خطوط مشکلی پدیدار می شود یعنی وقت آنست که با ارائه دهنده تا تماس بگیرید.
در خطوط تلفن کسب و کارتان با مشکلات مکرری دست و پا می زنید؟ به فکر تغییر به سیستم وُیپ باشید.
تکنولوژی منسوخ شده، زیرساخت های تاریخ مصرف گذشته، و تجهیزات کهنه و قدیمی تنها بخشی از مشکلات ذاتی سیستم های ارتباطی سنتی هستند.
تمامی این موارد به طور مستقل و در کنار هم موجب پدید آمدن مشکلات مکرر در سیستم تلفنی دفترتان خواهند شد.
اگر به طور مداوم با مشکلاتی در سیستم تلفن کسب و کارتان درگیر هستید، اکنون وقت در نظر گرفتن گزینه های دیگر است.
سیستم ویپ یکی از بهترین جایگزین ها برای سیم کشی زمینی تلفن است. ویپ یا پروتکل صدا بر اینترنت یک سیستم ارتباطی انقلابی مبتنی بر فضای ابری می باشد. شیوه ی کار آن تبدیل امواج صوتی آنالوگ به داده های دیجیتالی ای بوده که از طریق اینترنت انتقال داده می شوند.
چرا سیستم ویپ؟
۱.اطمینان حاصل از استفاده از سیستم ابری
جایگزینی سیستم های تلفنی سنتی با سیستم ویپ مزایای بسیاری دارد. اولین و مهم ترین آنها اطمینان است. از آنجا که ویپ یک سیستم مبتنی برای فضای ابری می باشد، به طبع اطمینان اولین ارمغان آن برای کسب و کار شماست؛ چرا که می دانید سیستم تلفنی تان همیشه سالم و در حال کار است، فارغ از تمام عوامل دیگر.
۲.عیب یابی و رفع مشکل مجازی
می توان گفت احتمال وقوع مشکل درسیستم ویپ تقریبا ناممکن است. در موارد بسیار نادری که ممکن است سیستم تلفن شما با مشکل مواجه شود، ارائه دهنده سرویس موظف به عیب یابی و رفع مشکل است.
۳. شرکت های ارائه دهنده ویپ تعرفه های بسیار متنوع با قیمت های مناسبی برای عرضه دارند.
این به کسب و کار های کوچک اجازه می دهد شروع راحت تری داشته باشند؛ حتی می توانند با یک خط تلفن کارشان را آغاز کنند تا بعدا با توسعه تجارت شان، سیستم تلفنی شان را نیز توسعه دهند.
