تلفن گویا که به منشی دیجیتال هوشمند هم مشهور است، در چند سال اخیر مورد استقبال بسیاری از کسب و کارها قرار گرفته است. در واقع این سامانه به عنوان یک سرویس بسیار قدرتمند ارتباطی سعی دارد یک ارتباط را بین انسان با ماشین فراهم کند.
این سیستم به گونه ای طراحی و ساخته شده که دستورات انسان را از سیستم تلفنی دریافت و سپس رفتاری که طبق آن از قبل برنامه ریزی شده را انجام می دهد. در این سامانه، تعدادی دکمه از ۱ تا ۹ وجود دارد که طبق برنامه ریزی از پیش تعیین شده، وظایفی خاص را بر عهده این دکمه ها قرار می دهند. هرگاه که مخاطبین شماره خاصی را فشار می دهند، سیستم طبق برنامه از قبل تنظیم شده یک سری دستورات خاص را انجام می دهد.
تلفن گویا چیست؟
در واقع تلفن گویا همان سیستم هایی هستند که به صورت ۲۴ ساعته به عنوان یک منشی تلفنی عمل می کنند. به طور حتم برای شما هم اتفاق افتاده که با یک شرکت تماس برقرار کنید و به محض برقرار شدن ارتباط، شخصی به صورت خودکار شرکت و سپس واحدهای مختلف و متنوع را با ذکر یک عدد در کنار آن را به شما معرفی کند. در واقع به این نوع سیستم منشی دیجیتال گفته می شود که از مهم ترین و در عین حال ساده ترین خدمات تلفن گویا به شمار می رود.
خدماتی که به این شکل ارائه می شود یکی از مهم ترین بخش های مرکز تلفن VOIP به شمار می رود و این ماژول نرم افزاری در این مرکز تلفن نصب می شود. وظیفه ای که بر عهده این ماژول تلفن گویا است، این است که افراد تماس گیرنده را به واحدهای متفاوت و متنوع سازمان وصل نماید.
اطلاعات ارائه شده به هنگام راه اندازی تلفن گویا
اگر اقدام به راه اندازی تلفن گویا کرده اید و یا قصد راه اندازی آن را دارید باید این را بدانید که فقط دو نوع از اطلاعات را می توانید از طریق این سیستم به مخاطبین خود ارائه دهید.
- ارائه اطلاعات ثابت شرکت از جمله ارائه شماره های داخلی، آدرس، شماره های تماس، ارائه شماره حساب، ارائه توضیحی در مورد شرکت و یا وظایف آن و یا هر چیزی که شما مایلید مخاطبین با گرفتن یک عدد آن را بشنوند
- ارائه اطلاعات پویا به مخاطبین. این مورد مانند این است که یکی از کارمندان با شرکت تماس بگیرد و با وارد کردن یک کد پرسنلی خود بتواند مقدار حقوق دریافتی، میزان تسهیلات باقی مانده و غیره را به صورت صوتی از تلفن گویا دریافت کند.
دلایل نیاز به نصب و راه اندازی تلفن گویا
با پیشرفت روز به روز علم، کسب و کارها هم به نوبه خود پیشرفت بسیار زیادی داشته اند. در حال حاضر هم استفاده از سامانه تلفن گویا نیاز مبرم و واجب هر مجموعه و سازمان کوچک یا بزرگ به حساب می آید. در این بین نیاز به منشی دیجیتال برای جوابگویی صحیح به تلفن ها بیش از پیش نمود پیدا می کند. از متداول ترین دلیل های استفاده از این سامانه می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- پاسخ دادن به تماس ها در وقت های اداری و غیر اداری
- سرعت پاسخ گویی در این طور مواقع بسیار افزایش پیدا می کند
- به دلیل اینکه تلفن گویا از نیروی انسانی بهره نمی برد پس در هزینه های شرکت هم صرفه جویی می شود
راه اندازی تلفن گویا بر روی بستر ویپ
برای اینکه بتوانید این سامانه را در شرکت خود راه اندازی نمایید بایستی یک بستر مناسب را برای آن فراهم نمایید. اولین قدم برای راه اندازی تلفن گویا این است که از یک شبکه کابلی یا بی سیم داخلی پایدار بهره مند باشید. به طور معمول اغلب شرکت ها به دلیل برخوردار بودن از کامپیوتر و همچنین اینترنت داخلی از این بستر ارتباطی هم بهره می برند. پس در این طور مواقع نبایستی نگران افزودن کابل و یا سایر تجهیزات اضافی باشید.
مورد بعدی که در واقع یکی از مهم ترین بخش ها به هنگام راه اندازی تلفن گویا به شمار می رود، برخوردار بودن از یک مرکز تلفن تحت شبکه یا همان VOIP است. وظیفه این مرکز تلفن این است که تماس های ورودی را به صورت هوشمند مدیریت کرده و آن را طبق برنامه ریزی به واحد مربوطه هدایت کند.
قبل از راه اندازی این سیستم باید اطلاعاتی را در اختیار کارشناس استقرار سامانه تلفن گویا قرار دهید:
- یک متن خوش آمدگویی برای این سامانه در نظر بگیرید
- اعداد تخصیص یافته به واحدهای داخلی یا گروه های کاری را مشخص نمایید
- مشخص نمایید که اگر همیشه پشت میز کاریتان نیستید و بخشی از روز را خارج از شرکت به سر می‌برید و مایل نیستید تماسی را از دست بدهید حتماً به شما اعلام شود
البته در صورتی که از خدمات پشتیبانی ویپ استفاده می کنید، موارد ذکر شده را در آینده می توانید تغییر دهید. مثلا جابه جایی محل شرکت یا تغییر نفراد شرکت از جمله مواردی است که در آن نیاز به ایجاد تغییر تلفن گویا می باشد.
